Дистанционная работа в связи с коронавирусом 🦠 Приказ о дистанционной работе 📃

Статья будет полезна для коллег-кадровиков из тех организаций, где практикуют или хотя бы задумываются о частичном либо полном переводе персонала на дистанционный труд в свете коронавирусных ограничений. Очевидно, что перевести работников на дистанционный труд, пусть даже с выраженным падением КПД, гораздо выгодней, чем просто отправить всех домой на нерабочую неделю. Поговорим о следующих аспектах дистанционной работы:

1. Дистанционка vs. удалёнка
2. Правильное оформление дистанционный работы
   • срок дистанционной работы
   • скачать образец соглашения и приказа
3. Дистанционная работа в «выходные» (на нерабочей неделе)
   • приказ о продолжении дистанционной работы на нерабочей неделе
4. 7 фишек соглашения о дистанционной работе в изоляции
5. Дистанционный труд: как избежать подводных камней? Советы юриста (видеоматериал)

Помещаю здесь ссылку на пошаговое руководство Карантин на работе: как обеспечить самоизоляцию работников при коронавирусе – в нём вы сможете найти ответы на вопросы, не связанные с дистанционным трудом при коронавирусе (больничные, отпуска, простой, отстранение).

1. Дистанционка vs. удалёнка

Два слова о разнице между удалёнкой, фрилансом, работой на дому и дистанционной работой.

В отличие от остальных двух, фриланс и удалёнка – понятия неофициальные. Как правило, под фрилансерами подразумеваются те, кто работают не просто удалённо, но ещё и вне рамок Трудового кодека (ТК). То есть по гражданско-правовому договору, или вообще «под честное слово». Удалёнка, скорее, жаргонное название дистанционной работы (см. ниже). Но поскольку термин этот неофициальный, разные люди могут вкладывать в него разные понятия*.

Работа на дому – надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ). Их труду посвящена глава 49 ТК РФ. Для нас достаточно знать, что надомный труд – анахронизм, доставшийся ТК по наследству из далёких советских времён, и оформлять труд современных работников (например, айтишников) как надомный не стоит.

Дистанционная работа – выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Дистанционной работе посвящена глава 49.1 ТК РФ.

* Хотя вот, Минтруд, например, в последнее время постоянно использует понятие «удалённая работа» наряду с дистанционной («…различные формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа») и даже не затрудняет себя объяснением, чем одно отличается от другого.

2. Правильное оформление дистанционный работы

Изначально для перевода работников на дистанционный труд не обойтись без соглашения. Процитирую самого себя:

Удивительно, но за последние две недели мне довелось выслушать множество мифов о переходе на дистанционный труд. Одни советовали не путать дистанционку с удалёнкой, другие собирались уведомлять всех за 2 месяца и ломали голову над обоснованием необходимости перехода, третьи, наоборот, призывали покончить с проблемой одним приказом. А теперь – внимание! – правильный ответ.

Несколько упрощая, дистанционность в рамках данной статьи можно считать одним из условий трудового договора (хотя на самом деле это не совсем так, но в нашем случае можно сделать такое допущение). Стало быть, менять условие о дистанционности надлежит в том же порядке, что и любое другое условие трудового договора. Самый лучший способ (а в ситуации с коронавирусом, похоже, и единственно применимый) – просто предложить работникам подписать соответствующее дополнительное соглашение.

Карантин на работе: как обеспечить самоизоляцию работников при коронавирусе. Пошаговое руководство.

То есть просто так волевым порядком вы работников на дистанционный труд не переведёте даже в условиях нынешней «недоэпидемии», ибо «согласие есть продукт при полном непротивлении сторон» (с) Простор для творчества здесь широк. Вот набор блоков, из которых можно сконструировать нужное вам соглашение (подробнее об этих блоках см. раздел 4 статьи ниже 👇):

2.1. Срок дистанционной работы

Часто задаваемый вопрос: «А на какой срок переводить сотрудников на дистанционную работу?» Риск понятен: если не обозначить заранее срок действия соглашения о дистанционной работе, то восстановить статус-кво и вернуться к нормальной офисной работе можно будет лишь ещё одним отдельным соглашением. По окончании же всей этой истории с коронавирусом некоторым работникам может так понравится работать из дома, что они откажутся подписывать другое соглашение о переходе к традиционной работе. Так что подстраховаться не мешает.

Срок обозначить очень просто: можно конкретной датой, но я бы не рекомендовал. Никто не знает, сколько продлится вся эта «недоэпидемия». По-моему, самый логичный способ – обозначить срок действия соглашения «вплоть до окончания режима повышенной готовности, установленного указом губернатора … области №… от … (с учётом вносимых в указ изменений)». Как только губернатор или мэр отдельным указом объявит отбой «режима повышенной готовности» – тут и дистанционному труду конец.

2.2. Скачать образец соглашения и приказа

Исходя из набора блоков в разделе 2 выше 👆 и подробностей в разделе 4 ниже 👇, а также собственного практического опыта работы с дистанционными сотрудниками, КадроДел разработал для вас образец соглашения. Ссылка на скачивание станет доступна после оплаты по кнопке «Перевести» ниже (стоимость – 20 рублей, Visa, Master Card, Яндекс.Деньги, Apple Pay).

ОБЯЗАТЕЛЬНО прочесть перед оплатой!

Чтобы скачать документ, после оплаты не закрывайте страницу оплаты, а обязательно нажмите кнопку «Вернуться на сайт» – вы окажетесь на странице со ссылкой на скачивание. При неполадках пишите на kadrodel@kadrodel.ru.

Оплатить и скачать образец соглашения о переводе на дистанционный труд (20 рублей, Visa, Master Card, Яндекс.Деньги, Apple Pay):

Поскольку любое кадровое изменение должно в конечном итоге завершаться изданием приказа, то и нам следует издать такой простенький приказ на основании подписанных с работниками соглашений. Ссылка на скачивание станет доступна после оплаты по кнопке «Перевести» ниже (стоимость – 20 рублей, Visa, Master Card, Яндекс.Деньги, Apple Pay).

ОБЯЗАТЕЛЬНО прочесть перед оплатой!

Чтобы скачать документ, после оплаты не закрывайте страницу оплаты, а обязательно нажмите кнопку «Вернуться на сайт» – вы окажетесь на странице со ссылкой на скачивание. При неполадках пишите на kadrodel@kadrodel.ru.

Оплатить и скачать образец приказа о переводе на дистанционный труд (20 рублей, Visa, Master Card, Яндекс.Деньги, Apple Pay):

3. Дистанционная работа в «выходные» (на нерабочей неделе)

При формальном прочтении указа Президента о нерабочих днях (что одного от 25 марта, что другого от 02 апреля) становится ясно, что никаких исключений для дистанционных работников (из обычных организаций, не относящихся к списку исключений) в нём не предусмотрено, хотя:

• дистанционный труд лучше всяких дополнительных нерабочих дней удержит работников дома;
• всё предшествующее время власти активно агитировали работодателей переводить как можно больше персонала на дистанционный труд, пусть даже и несколько в ущерб себе.

Теперь же, получается, все усилия по переводу были напрасны – официально «дистанционники» не включены в перечень тех, на кого не распространяется указ о нерабочих днях. Непонятно, зачем было всех добровольно-принудительно «выпихивать» на удалёнку, если и так, получается, все теперь на «выходных».

Выпущенные вдогонку указу рекомендации Минтруда ситуации с дистанционными работниками не прояснили, равно как и дополнение, выпущенное уже вдогонку рекомендациям. Правда, уже 2 апреля Минтруд малость одумался и опубликовал у себя на сайте информацию «Вопросы-ответы по организации работы и соблюдению прав работников в период нерабочей недели», где, в частности, содержится утверждение:

Обращаем внимание, что если сотрудники компании работают удаленно, то в таком случае продолжать трудовую деятельность можно.

Информация Минтруда от 02.04.2020 г.

3.1. Приказ о продолжении дистанционной работы на нерабочей неделе

Ввиду явной абсурдности такого положения дел, усугублённого комментарием пресс-секретаря президента Дмитрия Пескова, многие работодатели решили не распространять нерабочие дни на своих дистанционных работников. Из всех способов «узаконить» данное решение в свете его противоречия указу, самым ёмким и минимально рискованным мне показался способ, связанный с изданием вот такого красивого приказа (ссылка на скачивание станет доступна после оплаты по кнопке «Перевести» ниже, стоимость – 20 рублей, Visa, Master Card, Яндекс.Деньги, Apple Pay).

ОБЯЗАТЕЛЬНО прочесть перед оплатой!

Чтобы скачать документ, после оплаты не закрывайте страницу оплаты, а обязательно нажмите кнопку «Вернуться на сайт» – вы окажетесь на странице со ссылкой на скачивание. При неполадках пишите на kadrodel@kadrodel.ru.

Оплатить и скачать образец приказа о продолжении дистанционной работы в условиях объявленной нерабочей недели при коронавирусе (20 рублей, Visa, Master Card, Яндекс.Деньги, Apple Pay):

Обратите внимание, этот приказ издаётся для тех работников, кто уже переведён на дистанционный труд и теперь собирается продолжать работу в условиях объявленной президентом нерабочей недели. О том, как изначально должен был выглядеть перевод на дистанционный труд, мы говорили разделе 2 статьи выше 👆

4. Семь фишек соглашения о дистанционной работе в изоляции

Самый главный принцип дистанционной работы (помимо её дистанционности), о котором всем следует помнить – существенно большая свобода сторон в договорном определении условий работы. Т.е. в трудовом договоре (ТД) или соглашении о дистанционном труде вы можете определить то, что в обычных трудовых отношениях за вас уже определил ТК.

1. Многие формальности можно уладить не привычными подписями на бумажных документах, а при помощи электронного документооборота:

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника […] и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

В случаях, если […] работник должен быть ознакомлен в письменной форме […] с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами […]

ч. 4, ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ

Если у вас и у работников есть УКЭП – прекрасно. Если нет – в специальном положении о режиме повышенной готовности, а заодно и в соглашении о дистанционной работе следует предусмотреть, как вы обмениваетесь подписанными документами в режиме полной изоляции, когда не работает ни почта, ни курьерская служба, и вдобавок нельзя выходить из дома. Например, так:

• Ввиду невозможности оформления УКЭП и пользования услугами «Почты России» и курьерских служб в период действия режима полной домашней изоляции, явившегося обстоятельством непреодолимой силы, ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами производится путём обмена сканированными копиями (электронными образами) вышеуказанных документов, подписанных сторонами, строго по каналам корпоративной электронной связи (корпоративная почта, корпоративный скайп).

Такой незатейливый порядок, между прочим, рекомендован официальным дополнением Минтруда, см. последний абзац:

В период действия Указа изменения в части перехода на удаленный режим работы могут оформляться путем обмена электронными образами документов при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке.

Дополнение к Рекомендациям работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней»

Кстати о почте для тех, кто всё же предпочитает не связываться со скан-копиями (ведь не у всех изолированных работников есть дома принтер): «Почта России» может через интернет отправить заказное письмо от имени работника в организацию и наоборот. Отправитель должен быть зарегистрирован на «Госуслугах». Цена вопроса 60 руб. Сервис позволяет выбрать только вариант простого заказного письма без описи вложения. Но зато есть трекинг, который позволит точно отследить, когда доставят письмо.

Письмо принимается в формате pdf, не более 1 Мб и не более 5 страниц А4. Можно рассмотреть этот способ для коммуникации работник-работодатель. Важно, что отправка происходит через авторизацию на «Госуслугах», т.е. в случае спора работника можно идентифицировать. Фактически речь идёт об использовании работником простой электронной подписи. Т.е. работник просто составляет заявление в формате Ворд, затем переводит его при помощи онлайн-конвертера в формат pdf, и далее направляет вам через «Почту России».

2. Работодатель не вправе обязать работника приобрести УКЭП за свой счёт, если данное условие не закреплено в соглашении. Так что если после подписания соглашения работодатель всё же решит перейти на «обмен электронными документами», ему придётся приобретать УКЭП и для себя, и для работника.

3. Работодатель не обязан компенсировать работникам расходы на интернет, связь, почту, электричество, амортизационный износ оборудования и т.д., если это не закреплено в соглашении (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Но такой порядок лучше всё же закрепить из морально-этических соображений и во избежание лишнего внимания со стороны надзорных органов. Например:

• Дополнительно к обязанностям, установленным Договором, Работодатель обязан компенсировать Работнику расходы на почтовые отправления рабочей корреспонденции и расходы на мобильную связь при условии того, что данные расходы признаются Работодателем совершёнными в рабочих целях, а Работником предоставлены соответствующие документы, подтверждающие расходы.

Можно для страховки ввести верхний лимит такой компенсации (до 5000 рублей, например).

4. Уволить дистанционного работника проще, чем обычного. Ведь в ТД или соглашении о дистанционной работе можно прописать если не любые, то достаточно гибкие основания увольнения (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Конечно, чересчур увлекаться не стоит, иначе работник может просто отказаться подписывать такое соглашение. Рекомендуется придерживаться примеров, приведённых Рострудом:

• неоднократное, более трех раз, несоблюдение сроков выполнения порученной сотруднику работы или несоответствия её результатов требованиям, закреплённым в трудовом договоре;
• неоднократное, более трёх раз, нарушение сроков представления отчетов о выполненной работе;
• отказ сотрудника от использования в работе средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем, и др.

5. Контролировать дистанционного работника сложней, чем обычного. В том числе поэтому в соглашении стоит предусмотреть дополнительные инструменты контроля. Ниже приведена примерная схема:

• работник обязан находиться на связи по мобильному телефону номер … и в программе «Скайп» в рабочее время;
• в какой срок работник должен подтвердить по e-mail получение задания;
• обязанность предоставлять промежуточные отчёты о выполнении задания – вам решать, насколько это для вас актуально;
• каким образом фиксируется окончательное выполнение задания;
• работник обязан сообщать руководителю по электронной почте или в программе Скайп или любом ином мессенджере, или при помощи телефонного звонка или СМС о любых неполадках с программным обеспечением или оборудованием, которые не позволяют ему выполнить задание, в тот же день, когда произошли неполадки, и принимать незамедлительные меры к устранению таковых.

Данные пункты не означают, что в отношениях должна царить «уставщина». Они, скорее, ваша страховка на случай, если что-то пойдёт не так. В моей практике вовлечению способствовали совместные видеоконференции, где сотрудники вживую обсуждали свою работу друг с другом. Это мотивировало эффективней самых грозных положений ТД / соглашения.

6. Многие работодатели полагают излишним проведение каких-либо инструктажей по охране труда с дистанционными работниками. Это ошибка – ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ обязывает работодателя знакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Т.е. работника в любом случае следует как минимум ознакомить с инструкцией по охране труда при работе на персональном компьютере.

7. Особое внимание уделите телефону, e-mail и физическому адресу работника. Все они должны быть прописаны в соглашении вместе с обязанностью работника в сжатые сроки уведомлять работодателя об их изменении.

5. Дистанционный труд: как избежать подводных камней? Советы юриста.

Подробнее о юридических тонкостях дистанционного труда – от документооборота до увольнения – я рассказываю в кратком видеокурсе. Ниже можно посмотреть ознакомительный 15-минутный фрагмент:

Курс рассчитан на HR-генералистов и кадровиков, имеющих дело с организацией дистанционного труда в условиях «коронавируса», и состоит из трёх видеороликов общей продолжительностью 2 часа.

Полный курс доступен по платной подписке. За информацией обращайтесь на kadrodel@kadrodel.ru.

Надеюсь, и статья, и видеоматериал помогут вам правильно перейти на дистанционный труд. В продолжение затронутой тематики рекомендую материалы:

• Продление срочного трудового договора на новый срок
• Место работы и рабочее место: в чём разница? Как указать их для дистанционного работника?
• Карантин на работе: как обеспечить самоизоляцию работников при коронавирусе. Пошаговое руководство.
• Больничный для работников старше 65 лет. Как получить его на карантине?

Читайте на здоровье, оставляйте комментарии, делитесь статьёй с друзьями и подписывайтесь на рассылку КадроДела ниже 👇, чтоб ничего не пропустить!