Ваш КадроДел!

Электронная трудовая книжка: главное 💾

В московской поликлинике потеряли электронную карту больного. Смотрим в будущее, не забывая о традициях!

C Нового года началась новая жизнь! Без трудовых книжек… Статья предназначена преимущественно для коллег-кадровиков, которые найдут здесь для себя много полезного, в том числе и образцы некоторых лично мной разработанных документов, доступных для скачивания. Впрочем, работникам тоже просто и доступно объясняется, чего ожидать от новой реальности. Для всех сразу отметим, что «электронные трудовые книжки» – оксюморон. Никаких электронных трудовых книжек в виде отдельных файликов на флешках не будет. А что же будет?

  1. Что такое «электронная трудовая книжка»?
  2. Что ожидается от работодателей?
  3. Что ожидает работников?
  4. Это сладкое слово «ответственность».
  5. Полезные файлы и ссылки.

1. Что такое «электронная трудовая книжка»?

Будет скучное предоставление данных работодателями в Пенсионный фонд (ПФР). Они и раньше предоставляли, просто меньше и реже, а теперь будут предоставлять больше и чаще. Специальные формы уже разработаны, которые выглядят почти точь-в-точь, как трудовые книжки. Вот, например, форма СЗВ-ТД для предоставления данных в ПФР:

Форма СЗВ-ТД к материалу про электронные трудовые книжки
Форма СЗВ-ТД для ПФР (кликабельно)

Лишь самые малюсенькие компании численностью до 25 сотрудников смогут предоставлять эту форму в натуральном бумажном виде. Остальные, чья численность от 25 сотрудников и выше, должны будут предоставлять СЗВ-ТД в ПФР в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. И правильно – XXI век на дворе, даёшь цифровые технологии! Именно эти формы СЗВ-ТД, заполняемые работодателями и хранящиеся в базах данных ПФР, и называются условным термином «электронные трудовые книжки» (ЭТК). Впрочем, одними лишь СЗВ-ТД дело не ограничивается. Но обо всём по порядку.

2. Что ожидается от работодателей?

От работодателей ожидается шевеление по двум направлениям. Первое – взаимодействие с работниками. Второе – взаимодействие с ПФР. За каждое направление отвечает свой закон.

2а. Взаимодействие с работниками.
Электронные трудовые книжки: что сообщать работникам

Главные изменения заключаются в дополнении Трудового Кодекса новой статьёй 66.1, которая называется «Сведения о трудовой деятельности». Теперь ст. 66 ТК РФ говорит о бумажной книжке, а ст. 66.1 – об электронной (по-юридически – «сведения о трудовой деятельности»).

Форма СТД-Р к материалу про электронные трудовые книжки
Форма СТД-Р для работников (кликабельно)

Итак, первый закон предписывает работодателям следующее:

  1. Письменно уведомить каждого работника в срок до 30.06.2020 (UPD от 23.06.2020: теперь до 31.10.2020, см. Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 887) об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с ЭТК, а также о праве работника сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде (образец уведомления в конце статьи).
  2. Начать вести в электронном виде «сведения о трудовой деятельности» всех работников. При этом продолжать вести бумажные трудовые книжки тех работников, кто сделает выбор в пользу этого варианта или не сделает вообще никакого выбора, т.е. просто не подаст заявление ни о том, ни о другом. Да, дублирование. Подробнее см. следующий раздел про взаимодействие работодателей с ПФР.
  3. Выдать на руки бумажную трудовую книжку тем отважным пионерам, которые укажут в заявлении о готовности перейти на электронные книжки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления. Про сроки и порядок выдачи, а также образец записи см. вопросы №4 и 5 в статье Электронная трудовая книжка в вопросах и ответах для кадровиков.
  4. Внести необходимые изменения в те разделы своих внутренних положений, которые говорят о работе с трудовыми книжками. Теперь такие разделы надо будет дополнить фразами о «сведениях о трудовой деятельности» в электронном виде. Логично.
  5. Отныне предоставлять работнику по его заявлению не только копию трудовой книжки, а и «сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя». Эти самые сведения предоставляются по форме СТД-Р (см. выше), которая очень похожа на СЗВ-ТД (см. выше), только первая предназначена для выдачи работникам, а вторая – для подачи в ПФР *.
  6. Предоставлять работнику эти сведения положено способом, указанным в его заявлении: либо в виде распечатанной и заверенной бумажки, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя)
    • в период работы работника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления;
    • при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.
  7. Вроде бы это не прямая обязанность, но рекомендуется создать специальный электронный адрес, на который работники могли бы направлять электронные заявления о выдаче им сведений по форме СТД-Р. Ну и разработать порядок направления работниками таких электронных заявлений и ответов на них, само собой.

* UPD от 19.05.2020: форму СТД-Р (для выдачи работникам работодателями) надлежит выдавать только тем работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку – ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.

2б. Взаимодействие с ПФР.

Второй закон предписывает работодателям заполнять и подавать в ПФР те самые новые формы СЗВ-ТД, похожие на трудовые книжки, о которых мы уже говорили, в порядке, предусмотренном вторым законом, а именно:

  1. Возможно (везде по-разному), придётся заключить с ПФР соглашение о регистрации в новой государственной информационной системе (ГИС), в которой содержатся сведения о стаже работы граждан и их трудовой деятельности. Для этого нужно направить в ПФР заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Сделать это можно в электронном виде в той же системе, в которой обычно сдается отчётность в ПФР. Рассмотрение заявления в ПФР занимает до двух рабочих дней, поэтому нельзя направлять его одновременно с отчётом СЗВ-ТД, особенно в последний день. Зарегистрироваться в системе нужно заранее. А отчёт направить в ПФР только после подтверждения этой регистрации.
  2. С нового 2020-го года подавать формы СЗВ-ТД в случае приёма на работу, перевода или увольнения работников. Причём в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место эти случаи. Если при этом форма подаётся на работника впервые (например, мы его принимаем на работу 20 января, или переводим с повышением 22 января), на таких «новичков» работодатель не ограничивается внесением в СЗВ-ТД только того события, которое произошло, но ещё и отражает дополнительно то событие, которое было актуальным на 01.01.2020 (например, приём на работу 01.10.2018). Так что за весь период работы у вас, а тем более у других работодателей, заполнять форму СЗВ-ТД не надо.
  3. Помимо случаев приёма, перевода или увольнения подавать СЗВ-ТД надо и в случае, когда работник раскачался и написал заявление из пункта 1 раздела 3 ниже, а также ещё в некоторых других (подробнее см. вопрос №8 в статье Электронная трудовая книжка в вопросах и ответах для кадровиков). Подача такого заявления приравнивается к приёму/переводу/увольнению. Смысл в том, что ПФР хочет быть в курсе, кто из работников изъявил желание перейти на электронные книжки, а кто нет.
    • Важный нюанс: По «молчунам», которые до 31.12.2020 не подадут заявление с просьбой вести трудовую книжку в электронном либо бумажном виде, и у которых при этом не будет приёмов/переводов/увольнений, т.е. не будет ни одного повода попасть в СЗВ-ТД, надо будет всё равно эту самую СЗВ-ТД подать не позднее 15.02.2021 года, включив туда сведения о кадровом событии, актуальном на 01.01.2020.
  4. Со следующего нового года, с 2021-го, требования к срокам подачи СЗВ-ТД для переводов и заявлений из пунктов 2 и 3 выше останутся прежними, а вот для приёмов и увольнений ужесточатся: по ним СЗВ-ТД надо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа **
  5. Как уже говорилось выше, СЗВ-ТД надо подавать в электронном виде всем тем, у кого 25 сотрудников и более. У кого менее 25, те могут и в бумажном.
  6. Подача электронных СЗВ-ТД интегрирована разработчиками во все программные продукты типа 1С, Контура, Босс-Кадровика и т.д. Но если вдруг вы ничем из перечисленного не пользуетесь, то ПФР на безвозмездной основе предоставит некий свой электронный сервис. Всё для народа! Пока же у них на сайте доступен файл Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников» – это как раз для программистов, которые будут интегрировать СЗВ-ТД в типовые программные продукты.

** UPD от 19.05.2020: в связи с коронавирусом 10 апреля 2020 г. вступили в силу Временные правила регистрации граждан для поиска подходящей работы и в качестве безработных, согласно п. 6 которых сроки подачи СЗВ-ТД для приёмов и увольнений ужесточились уже с 10.04.2020, а не с 01.01.2021, как ожидалось. Так что теперь сведения о приёмах и увольнениях надо подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.

3. Что ожидает работников?

Электронные трудовые книжки: что ждёт работников

Работникам в новой реальности будет гораздо проще, чем работодателям. Что же от них ожидается?

Форма СТД-ПФР к материалу про электронные трудовые книжки
Форма СТД-ПФР для работников (кликабельно)
  1. В срок до 31.12.2020 подать своему нынешнему работодателю заявление с просьбой либо продолжить вести бумажную книжку, либо перейти на электронную. Кто в срок до 31.12.2020 не подаст, будет считаться «молчуном», пожелавшим сохранить статус-кво, т.е. ведение бумажной книжки.
    • «Молчуны» могут в любой момент перестать быть таковыми, подав соответствующее заявление.
  2. Если работник подал заявление с просьбой вести бумажную книжку работодателю А, а потом уволился и устроился к работодателю Б, то такой работник имеет полное право требовать от работодателя Б продолжать вести книжку в бумажном виде. А вот в обратную сторону это не работает: единожды согласившись на «предоставление сведений», обратной дороги к бумажной книжке уже не будет ни на службе у работодателя А, ни на службе у работодателя Б.
  3. При трудоустройстве теперь надо будет предъявлять работодателю не только бумажную трудовую книжку, но и «сведения о трудовой деятельности» (т.е. «электронную трудовую книжку», у кого она есть) в распечатанном и заверенном виде, или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. А где эти «сведения» брать? Читаем дальше.
  4. Получить «сведения» можно будет:
    • у работодателя по последнему месту работы по форме СТД-Р (за период работы у данного работодателя) – обязан выдать как при увольнении, так и в любой момент по заявлению;
    • в МФЦ, в ПФР лично или через личный кабинет на сайте (нужна регистрация на «Госуслугах»), или на сайте «Госуслуг» по форме СТД-ПФР, показанной чуть выше перед этим списком.
    • Рекомендуется прочесть отдельную статью на этот счёт: Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Как посмотреть электронную трудовую книжку через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда
Заказ СТД-ПФР через личный кабинет на сайте ПФР
  1. Новенькие работники, которые в 2021 году будут впервые в жизни устраиваться на работу, обрекаются на безальтернативное ведение электронной трудовой книжки. Будущее уже рядом!

4. Это сладкое слово «ответственность».

Электронные трудовые книжки: ответственность

Есть ещё один закон с интригующим названием «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях». Ст. 15.33.2 КоАП дополняется частью 2:

Непредставление в установленный Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 21 статьи 6 указанного Федерального закона, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Законопроект «О внесении изменений в КоАП…»

При этом заместитель министра труда и социальной защиты Всеволод Львович Вуколов пояснил при обсуждении законопроекта в Госдуме:

Что касается предупреждения, то здесь конструкция такая: если инспектор находит нарушения с точки зрения подачи сведений, если это носит технический характер, то соответственно он выносит предупреждение. Если работодатель не исправляет, не выполняет предписание, то здесь, естественно, речь идёт уже об ответственности не в виде предупреждения, а в виде штрафа.

Из стенограммы обсуждения законопроекта «О внесении изменений в КоАП…»

Хорошая новость – согласно п. 2 ст. 2 обсуждаемого закона, предложенное изменение ст. 15.33.2 КоАП вступит в силу лишь с 1 января 2021 года, так что в 2020 году штрафовать по-любому не должны.

5. Полезные файлы и ссылки.

Электронные трудовые книжки: образцы уведомлений и заявлений для скачивания

Форма уведомления работников о произошедших изменениях, заодно с примерной формой заявления. Разработано мной лично. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» данное уведомление в письменной форме должно быть доведено до каждого работника. Ходят слухи, что Роструд разработает свою форму уведомления с заявлением и реквизитами, но это лишь слухи. На сайте Роструда никаких уведомлений нет, и сам Роструд о таком никогда не заявлял. Так что пока вот:

5а. Как заполнять формы СЗВ-ТД и СТД-Р?

Советую обратить особое внимание на Порядок заполнения формы СЗВ-ТД и Порядок заполнения формы СТД-Р – там подробно и понятно расписано, как заполнять новые формы. Желаю всем лёгкого и безболезненного перехода на электронные трудовые книжки!

Вот такой получился обзор. Не забудьте в продолжение темы электронных трудовых книжек ознакомиться со статьями:

Читайте на здоровье, делитесь статьёй с друзьями и подписывайтесь на рассылку КадроДела ниже 👇, чтоб ничего не пропустить!

Ваш КадроДел!

Рубрика: Кадровое делопроизводство и бухгалтерия, Новости трудового права, Работникам
Метки: ,

Похожие статьи:

4
Комментировать

avatar
  Подписаться  
старые новые популярные
Уведомлять
Татьяна
Гость
Татьяна

Илья, спасибо за полезный материал. У меня осталось два момента недопонятых, возможно, вы поняли лучше:
1) зачем работник, чья трудовая книжка ведётся в бумажном виде, должен предъявлять работодателю ещё и сведения о трудовой деятельности?
2) что касается совместителей, как я поняла формулировку закона, теперь и они должны предъявлять сведения о трудовой деятельности, если отказались от бумажной трудовой книжки, правильно?

Елена К
Гость
Елена К

Добрый день! Я правильно понимаю, что первый отчет работодатель сдает до 15 февраля 2020 г., если есть желающие перейти на ЭТК, а если нет, то мы пока молчуны до 2021 года?

Меню