Ваш КадроДел!

Электронная трудовая книжка в вопросах и ответах для кадровиков 👩‍💼

КадроДел в помощь кадровику

Про электронные трудовые книжки я знаю почти всё. Вебинары, статьи, консультации – пора суммировать ценный опыт в виде толкового FAQ. Поехали!

  1. Когда уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?
  2. Где взять уведомление о переходе на электронные трудовые книжки?
  3. Где взять заявление о переходе на электронные трудовые книжки?
  4. Работник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Когда выдать ему бумажную трудовую книжку?
  5. Какую запись внести в бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
  6. Какие документы требовать при приёме на работу в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
  7. А можно при приёме на работу требовать и электронную, и бумажную книжку?
  8. Какие мероприятия (события) включать в СЗВ-ТД?
  9. Какие документы выдавать работнику при увольнении в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
  10. Как быть, если забыли включить сотрудника в форму СЗВ-ТД?
  11. Можно ли внести исправления в форму СЗВ-ТД?
  12. Что писать в разделе «Код выполняемой функции» формы СЗВ-ТД?
  13. СЗВ-ТД и совместители: нужно ли включать?
  14. Нужно ли заполнять СЗВ-ТД на иностранцев и как быть со СНИЛС?
  15. Какие мероприятия включать в форму СЗВ-ТД, если подаём её на работника впервые?
Электронные трудовые книжки: вопросы и ответы для кадровиков
1. Когда уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?
Ответ №1

Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно (UPD: теперь до 31.10.2020, см. Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Затягивать невыгодно, потому что чем скорее уведомим, тем скорее работники смогут подать заявления, и тем скорее работодатель сможет избавиться от ведения бумажных книжек на тех работников, кто в заявлении выразит желание перейти на электронные.

Как подтверждается в последнем абзаце Письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Так что тянуть не в ваших интересах, ведь если работник подаст заявление до информирования об изменениях, отказать мы ему не сможем, а Минтруду такой порядок дел не понравится.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки можно скачать по ссылке:

2. Где взять уведомление о переходе на электронные трудовые книжки?
Ответ №2

КадроДел давно уже разработал образец такого уведомления. Можно скачать его по ссылке:

3. Где взять заявление о переходе на электронные трудовые книжки?
Ответ №3

КадроДел разработал образец заявления вместе с образцом уведомления. Можно скачать его по той же ссылке:

4. Работник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Когда выдать ему бумажную трудовую книжку?
Ответ №4

Ещё недавно ответить на этот вопрос было затруднительно, но после утверждения Минтрудом формы СТД-Р и Порядка её заполнения, а также после Письма от 13.03.2020 г. № 14-2/В-260 всё того же Минтруда, ответ находится легко:

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки считаем правомерным применение части 1 статьи 62 Кодекса, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Письмо Минтруда от 13.03.2020 г. № 14-2/В-260

Поскольку вопрос сложнее, чем кажется, я посвятил ему отдельную статью Электронная трудовая книжка: когда выдать бумажную трудовую книжку на руки? Желающим разобраться поосновательней – рекомендую к прочтению.

5. Какую запись внести в бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
Ответ №5

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

  1. В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
  2. В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
  3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)«.
  4. В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150

При этом запись в трудовой книжке должна быть заверена стандартным способом, см. письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-267.

Кстати, предложенную Минтрудом запись можно и сократить, чтобы не тратить дефицитное место зря:

Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ.

Заявление по закону работник может подать только письменно, выбор в пользу электронной книжки обязан сделать лично, а в ФЗ 439 и уже есть ссылка на ст. 66.1 ТК РФ.

6. Какие документы требовать при приёме на работу в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
Ответ №6

Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения, а то в резюме сочинять все горазды. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. Проблема в том, что на сегодняшний день (10.03.2020) не существует утверждённой формы электронной трудовой книжки, в которой содержалась бы вообще вся трудовая деятельность работника с самого начала. Т.е. данные-то в базах ПФР, конечно, есть даже по самым первым периодам работы любого работника, но вот посмотреть или распечатать их целиком работник не сможет.

К сожалению, даже форма СТД-ПФР, выдаваемая работнику в ПФР или МФЦ или распечатанная с «Госуслуг» или сайта того же ПФР, содержит данные лишь с 01.01.2020 (немного упрощённо, но можно считать так). А форма СТД-Р, выдаваемая работнику работодателем, вообще содержит данные лишь о его работе у данного работодателя. Поэтому вам не обойтись одной лишь распечаткой электронной трудовой книжки работника – нужен комплект электронная книжка + бумажная. Впрочем, если работник на электронную книжку ещё не перешёл, достаточно будет одной бумажной.

Понять, перешёл работник на электронную книжку или нет, очень просто – о таком переходе в бумажной книжке делается соответствующая запись (см. Вопрос №5 👆).

См. также ответ на 7-ой вопрос в разделе Вопросы-ответы 2 на сайте ПФР: «Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020)».

А ещё см. информацию Минкомсвязи:

Физлица могут получить сведения о трудовых событиях (приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении) в электронном виде только после того, как […] работодатель в установленном порядке предоставит форму сведений о трудовой деятельности граждан (форма СЗВ-ТД) в ПФР с данными о трудовой деятельности сотрудника.

Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются.

Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг

Кому и этого мало, могут почитать письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-2/10/П-4471, содержащее проект закона «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации». Письмо было направлено в Российскую трёхстороннюю комиссию. Там есть примечательные строки:

В этой связи работник, выбравший электронный формат трудовой книжки, обязан при трудоустройстве либо по месту требования предъявлять одновременно и трудовую книжку, и сведения о трудовой деятельности.

Письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-2/10/П-4471
7. А можно при приёме на работу требовать и электронную, и бумажную книжку?
Ответ №7

Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:

Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

Ст. 65 ТК РФ

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Ст. 66.1 ТК РФ

Как говорилось в ответе на Вопрос №6 👆 (подробнее этот аспект разобран там) вам не обойтись одной лишь распечаткой электронной трудовой книжки работника – нужен комплект электронная книжка + бумажная. Впрочем, если работник на электронную книжку ещё не перешёл, достаточно будет одной бумажной. Понять, перешёл работник на электронную книжку или нет, очень просто – о таком переходе в бумажной книжке делается соответствующая запись.

В общем, для надёжности можно прописать в ПВТР:

В связи с тем, что 2020 год является переходным периодом, и в целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства Российской Федерации в части, связанной с расчётом страхового стажа работников, Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые).

8. Какие мероприятия (события) включать в СЗВ-ТД?
Ответ №8

Дело в том, что согласно п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»…

…Страхователь представляет сведения о работающих у него зарегистрированных лицах в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек либо о предоставлении страхователем сведений.

Федеральный закон от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Вроде бы, пока всё понятно. Путаницу вносит следующее обстоятельство. Согласно п. 2 ст. 8 того же самого Закона…

…Формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.

Федеральный закон от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Во исполнение данного Закона Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. N 730п были утверждены как форма СЗВ-ТД, так и Порядок её заполнения. И вот в этом-то Порядке, в п. 2.5.3, помимо привычных и понятных приёма-перевода-увольнения (и заявления 😉) фигурируют такие события, как:

  • ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя.
  • УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное).
  • ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) – лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Как мы только что убедились, в Законе ничего не говорится ни о Переименовании, ни об Установлении (Присвоении), ни о Запрете занимать должность (вид деятельности). Обязательность включения всех этих событий в СЗВ-ТД установлена Порядком заполнения формы СЗВ-ТД наперекор Закону, в силу которого данный Порядок и был разработан. То есть подзаконный акт противоречит закону – великолепно!

Нам остаётся только ждать разъяснений Минтруда/Роструда и ПФР по этому поводу, либо внесения соответствующих изменений в Порядок или Закон (что менее вероятно). Пока же рекомендуется руководствоваться принципом «больше – не меньше» и включать в СЗВ-ТД все события по максимуму в соответствии с Порядком. За предоставление избыточных сведений вас точно не накажут. Те же сведения указываются и в форме СТД-Р в силу той же логики.

UPD от 03.03.2020: лично задал этот вопрос замруководителя Роструда И.И. Шкловцу во время прямой линии. Если вкратце, Иван Иванович признавать наличие противоречий в нормативных актах отказался и призвал вносить сведения и в СЗВ-ТД, и в СТД-Р в соответствии с Порядками заполнения этих форм, т.е. включая Переименование, Присвоение и т.д. (см. третий по счёту вопрос по ссылке).

UPD от 13.03.2020: подоспело разъяснение Минтруда про включение в СЗВ-ТД сведений о присвоении квалификации:

[…] полагаем, что установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) непосредственно работодателем.

Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704
9. Какие документы выдавать работнику при увольнении в связи с переходом на электронную трудовую книжку?
Ответ №9

Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то те же самые, что и всегда. Ведь согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка. Т.е. раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику предоставлять не надо.

Если работник уже успел подать заявление о переходе на сведения, и теперь увольняется, то на руки ему надо выдать сведения по форме СТД-Р, а бумажную трудовую книжку вы уже должны были ему выдать ранее (см. вопрос №4).

В форму СТД-Р надо включать всю трудовую деятельность работника в организации. Это подтверждается и частью 5 ст. 66.1 ТК РФ:

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника […]

ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ

и ответом замруководителя Роструда Ивана Шкловца:

Сведения по форме СТД-Р вы выдаете в той форме, в которой попросил работник в своем заявлении. Но в этих сведениях вы указываете всю трудовую деятельность работника в организации. Вы вносите первую запись о приеме на работу, все записи, которые касаются кадровых мероприятий, и завершающую запись – последнее кадровое мероприятие в отношении него.

Ответы И. Шкловца на горячей линии по электронным трудовым книжкам
10. Как быть, если забыли включить сотрудника в форму СЗВ-ТД?
Ответ №10

Главное здесь – не путать «забыли включить» с «включили неверные данные». Если просто забыли, то надо поскорее подать ещё один отчёт СЗВ-ТД по забытым сотрудникам. Тех, кого уже подали, повторно включать не нужно.

А вот если подали, но неправильно, то см. Вопрос №11 👇

11. Можно ли внести исправления в форму СЗВ-ТД?
Ответ №11

ПФР исчерпывающим образом разъяснил этот вопрос в своём Порядке:

2.6. В случае если требуется отменить запись в ранее представленных страхователем сведениях о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
12. Что писать в разделе «Код выполняемой функции» формы СЗВ-ТД?
Ответ №12

П. 2.5.5 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД говорит нам, что графа эта заполняется лишь с 1 января 2021 года, да и то при наличии. Имеется в виду, при наличии соответствия названия должности названию профстандарта, откуда и надо брать данный код. В том же п. 2.5.5 Порядка подробным образом разъясняется, как именно.

Вышесказанное подтвердил и Минтруд:

По вопросу порядка заполнения графы 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» формы СЗВ-ТД полагаем, что графа подлежит заполнению с 1 января 2021 года работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками).

Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704
13. СЗВ-ТД и совместители: нужно ли включать?
Ответ №13

Да, нужно, и внешних, и внутренних. Порядок заполнения СЗВ-ТД не делает между ними разницы:

1.4. Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе […]

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Не забываем добавлять отметку «совместитель» в графе 4 формы СЗВ-ТД, как проиллюстрировано вот в этом примере. И помним, что заявление о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки совместитель подаёт только по основному месту (там, где хранится его бумажная книжка), поэтому проставлять отместки в графах про заявление над табличной частью СЗВ-ТД по совместителям не нужно:

Таким образом, в отношении совместителей графа 4 табличной части формы СЗВ-ТД трудовая функция работника должна содержать указание на совместительство, отметка в строке о поданном работодателю заявлении о продолжении ведения трудовой книжки либо заявлении о представлении сведений о трудовой деятельности не заполняется.

Письмо Пенсионного фонда России от 5 марта 2020 г. № В-6181-19/10665-20 «Об особенностях заполнения формы СЗВ-ТД в отношении совместителей»

Вопросы касаемо совместителей более подробно освещены в статье Совместители и электронные трудовые книжки: переход, СЗВ-ТД и т.д.

14. Нужно ли заполнять СЗВ-ТД на иностранцев и как быть со СНИЛС?
Ответ №14

Нужно, закон для иностранных работников никаких исключений не предусматривает. Касаемо СНИЛС напомню, что с 01.04.2019 вместо СНИЛС был введён документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. И если до того оформление СНИЛС высококвалифицированным специалистам не требовалось, то с 01.04.2019 для них должен быть зарегистрирован индивидуальный лицевой счёт в системе индивидуального (персонифицированного) учёта согласно ст. 6 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Так что варианта всего два:

  • Правильный – быстренько зарегистрировать вашего ВКСа в системе индивидуального учёта ПФР и вписать полученный номер счёта в СЗВ-ТД;
  • Неправильный – попробовать, например, вбить нули в графу СНИЛС и направить форму СЗВ-ТД в таком виде.
15. Какие мероприятия включать в форму СЗВ-ТД, если подаём её на работника впервые?
Ответ №15

Обратимся к закону:

2.5. […] При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя […]

Федеральный закон от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”

Если не совсем понятно, что же здесь имеется в виду, обратимся к п. 2.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД:

2.9. При представлении сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с подпунктами 2.5.1-2.5.8 настоящего Порядка, со сведениями о последнем (по состоянию на указанную дату) кадровом мероприятии.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Теперь стало понятнее – берём трудовую книжку и смотрим, какая ваша запись там была последней перед переводом и при этом актуальной на 01.01.2020. Вот её и вносим в СЗВ-ТД, несмотря на давность. В том же хронологическом порядке, в каком вносили и в бумажную книжку.

А вот в форме СТД-Р, выдаваемой на руки работникам, надо в табличной части расписывать весь их карьерный путь у вас, а не только последние события.

Итого, если подаёте форму СЗВ-ТД впервые, то в таблице, получается, заполняете две строчки:

  1. То событие, которое было актуальным на 01.01.2020 (например, приём на работу 01.10.2019);
  2. То событие, произошедшее уже в 2020 году, которое стало причиной подачи формы (например, перевод на другую должность с 10.02.2020).

Записи от других работодателей вносить не надо. Равно как не надо заморачиваться состоянием на 01.01.2020, если вы уже однажды подавали по данному работнику СЗВ-ТД. Описанное правило действует лишь в случае первоначальной подачи сведений.

Не забудьте в продолжение темы электронных трудовых книжек ознакомиться со статьями:

Читайте на здоровье, задавайте вопросы в комментариях, делитесь статьёй с друзьями и подписывайтесь на рассылку КадроДела ниже 👇, чтоб ничего не пропустить!

С видеоматериалами о трудовых отношениях для эйчаров (в т.ч. и моими) можно ознакомиться на Платформе антикризисных видеокурсов HR-trends.

Ваш КадроДел!

Рубрика: Кадровое делопроизводство и бухгалтерия
Метки:

Похожие статьи:

Комментировать

avatar
  Подписаться  
Уведомлять
Меню