Электронная трудовая книжка в вопросах и ответах для кадровиков 👩‍💼

Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно (UPD: теперь до 31.10.2020, см. Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Затягивать невыгодно, потому что чем скорее уведомим, тем скорее работники смогут подать заявления, и тем скорее работодатель сможет избавиться от ведения бумажных книжек на тех работников, кто в заявлении выразит желание перейти на электронные.

Как подтверждается в последнем абзаце Письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Так что тянуть не в ваших интересах, ведь если работник подаст заявление до информирования об изменениях, отказать мы ему не сможем, а Минтруду такой порядок дел не понравится.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки можно скачать по ссылке:

Обратите внимание, что согласно тому же Постановлению, «способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа)». Это означает, что вместо привычного бумажного формата уведомления вы можете прибегнуть и к уведомлению, например, по электронной почте (что очень удобно у условиях всеобщей самоизоляции и «удалёнки»), если закрепите соответствующий порядок у себя в ЛНА.

КадроДел давно уже разработал образец такого уведомления. Можно скачать его по ссылке:

КадроДел разработал образец заявления вместе с образцом уведомления. Можно скачать его по той же ссылке:

Ещё недавно ответить на этот вопрос было затруднительно, но после утверждения Минтрудом формы СТД-Р и Порядка её заполнения, а также после Письма от 13.03.2020 г. № 14-2/В-260 всё того же Минтруда, ответ находится легко:

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки считаем правомерным применение части 1 статьи 62 Кодекса, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

Письмо Минтруда от 13.03.2020 г. № 14-2/В-260

Поскольку вопрос сложнее, чем кажется, я посвятил ему отдельную статью Электронная трудовая книжка: когда выдать бумажную трудовую книжку на руки? Желающим разобраться поосновательней – рекомендую к прочтению.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

1. В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
2. В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
3. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)«.
4. В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150

При этом запись в трудовой книжке должна быть заверена стандартным способом, см. письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-267.

Кстати, предложенную Минтрудом запись можно и сократить, чтобы не тратить дефицитное место зря:

Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ.

Заявление по закону работник может подать только письменно, выбор в пользу электронной книжки обязан сделать лично, а в ФЗ 439 и уже есть ссылка на ст. 66.1 ТК РФ.

Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения, а то в резюме сочинять все горазды. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. Проблема в том, что на сегодняшний день (10.03.2020) не существует утверждённой формы электронной трудовой книжки, в которой содержалась бы вообще вся трудовая деятельность работника с самого начала. Т.е. данные-то в базах ПФР, конечно, есть даже по самым первым периодам работы любого работника, но вот посмотреть или распечатать их целиком работник не сможет.

К сожалению, даже форма СТД-ПФР, выдаваемая работнику в ПФР или МФЦ или распечатанная с «Госуслуг» или сайта того же ПФР, содержит данные лишь с 01.01.2020 (немного упрощённо, но можно считать так). А форма СТД-Р, выдаваемая работнику работодателем, вообще содержит данные лишь о его работе у данного работодателя. Поэтому вам не обойтись одной лишь распечаткой электронной трудовой книжки работника – нужен комплект электронная книжка + бумажная. Впрочем, если работник на электронную книжку ещё не перешёл, достаточно будет одной бумажной.

Понять, перешёл работник на электронную книжку или нет, очень просто – о таком переходе в бумажной книжке делается соответствующая запись (см. Вопрос №5 👆).

См. также ответ на 7-ой вопрос в разделе Вопросы-ответы 2 на сайте ПФР: «Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020)».

А ещё см. информацию Минкомсвязи:

Физлица могут получить сведения о трудовых событиях (приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении) в электронном виде только после того, как […] работодатель в установленном порядке предоставит форму сведений о трудовой деятельности граждан (форма СЗВ-ТД) в ПФР с данными о трудовой деятельности сотрудника.

Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются.

Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг

Кому и этого мало, могут почитать письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-2/10/П-4471, содержащее проект закона «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации». Письмо было направлено в Российскую трёхстороннюю комиссию. Там есть примечательные строки:

В этой связи работник, выбравший электронный формат трудовой книжки, обязан при трудоустройстве либо по месту требования предъявлять одновременно и трудовую книжку, и сведения о трудовой деятельности.

Письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-2/10/П-4471

Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:

Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

Ст. 65 ТК РФ

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Ст. 66.1 ТК РФ

Как говорилось в ответе на Вопрос №6 👆 (подробнее этот аспект разобран там) вам не обойтись одной лишь распечаткой электронной трудовой книжки работника – нужен комплект электронная книжка + бумажная. Впрочем, если работник на электронную книжку ещё не перешёл, достаточно будет одной бумажной. Понять, перешёл работник на электронную книжку или нет, очень просто – о таком переходе в бумажной книжке делается соответствующая запись.

В общем, для надёжности можно прописать в ПВТР:

В связи с тем, что 2020 год является переходным периодом, и в целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства Российской Федерации в части, связанной с расчётом страхового стажа работников, Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые).

Дело в том, что согласно п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»…

…Страхователь представляет сведения о работающих у него зарегистрированных лицах в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек либо о предоставлении страхователем сведений.

Федеральный закон от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Вроде бы, пока всё понятно. Путаницу вносит следующее обстоятельство. Согласно п. 2 ст. 8 того же самого Закона…

…Формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.

Федеральный закон от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Во исполнение данного Закона Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. N 730п были утверждены как форма СЗВ-ТД, так и Порядок её заполнения. И вот в этом-то Порядке, в п. 2.5.3, помимо привычных и понятных приёма-перевода-увольнения (и заявления 😉) фигурируют такие события, как:

• ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя.
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное).
• ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) – лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Как мы только что убедились, в Законе ничего не говорится ни о Переименовании, ни об Установлении (Присвоении), ни о Запрете занимать должность (вид деятельности). Обязательность включения всех этих событий в СЗВ-ТД установлена Порядком заполнения формы СЗВ-ТД наперекор Закону, в силу которого данный Порядок и был разработан. То есть подзаконный акт противоречит закону – великолепно!

Нам остаётся только ждать разъяснений Минтруда/Роструда и ПФР по этому поводу, либо внесения соответствующих изменений в Порядок или Закон (что менее вероятно). Пока же рекомендуется руководствоваться принципом «больше – не меньше» и включать в СЗВ-ТД все события по максимуму в соответствии с Порядком. За предоставление избыточных сведений вас точно не накажут. Те же сведения указываются и в форме СТД-Р в силу той же логики.

UPD от 03.03.2020: лично задал этот вопрос замруководителя Роструда И.И. Шкловцу во время прямой линии. Если вкратце, Иван Иванович признавать наличие противоречий в нормативных актах отказался и призвал вносить сведения и в СЗВ-ТД, и в СТД-Р в соответствии с Порядками заполнения этих форм, т.е. включая Переименование, Присвоение и т.д. (см. третий по счёту вопрос по ссылке).

UPD от 13.03.2020: подоспело разъяснение Минтруда про включение в СЗВ-ТД сведений о присвоении квалификации:

[…] полагаем, что установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) непосредственно работодателем.

Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704

Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то те же самые, что и всегда. Ведь согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка. Т.е. раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику предоставлять не надо.

Если работник уже успел подать заявление о переходе на сведения, и теперь увольняется, то на руки ему надо выдать сведения по форме СТД-Р, а бумажную трудовую книжку вы уже должны были ему выдать ранее (см. вопрос №4).

В форму СТД-Р надо включать всю трудовую деятельность работника в организации. Это подтверждается и частью 5 ст. 66.1 ТК РФ:

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника […]

ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ

и ответом замруководителя Роструда Ивана Шкловца:

Сведения по форме СТД-Р вы выдаете в той форме, в которой попросил работник в своем заявлении. Но в этих сведениях вы указываете всю трудовую деятельность работника в организации. Вы вносите первую запись о приеме на работу, все записи, которые касаются кадровых мероприятий, и завершающую запись – последнее кадровое мероприятие в отношении него.

Ответы И. Шкловца на горячей линии по электронным трудовым книжкам

Главное здесь – не путать «забыли включить» с «включили неверные данные». Если просто забыли, то надо поскорее подать ещё один отчёт СЗВ-ТД по забытым сотрудникам. Тех, кого уже подали, повторно включать не нужно.

А вот если подали, но неправильно, то см. Вопрос №11 👇

ПФР исчерпывающим образом разъяснил этот вопрос в своём Порядке:

2.6. В случае если требуется отменить запись в ранее представленных страхователем сведениях о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
2.7. В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения в соответствии с пунктом 2.6 настоящего Порядка, и в следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

П. 2.5.5 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД говорит нам, что графа эта заполняется лишь с 1 января 2021 года, да и то при наличии. Имеется в виду, при наличии соответствия названия должности названию профстандарта, откуда и надо брать данный код. В том же п. 2.5.5 Порядка подробным образом разъясняется, как именно.

Вышесказанное подтвердил и Минтруд:

По вопросу порядка заполнения графы 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» формы СЗВ-ТД полагаем, что графа подлежит заполнению с 1 января 2021 года работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками).

Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704

Да, нужно, и внешних, и внутренних. Порядок заполнения СЗВ-ТД не делает между ними разницы:

1.4. Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе […]

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Не забываем добавлять отметку «совместитель» в графе 4 формы СЗВ-ТД, как проиллюстрировано вот в этом примере. И помним, что заявление о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки совместитель подаёт только по основному месту (там, где хранится его бумажная книжка), поэтому проставлять отместки в графах про заявление над табличной частью СЗВ-ТД по совместителям не нужно:

Таким образом, в отношении совместителей графа 4 табличной части формы СЗВ-ТД трудовая функция работника должна содержать указание на совместительство, отметка в строке о поданном работодателю заявлении о продолжении ведения трудовой книжки либо заявлении о представлении сведений о трудовой деятельности не заполняется.

Письмо Пенсионного фонда России от 5 марта 2020 г. № В-6181-19/10665-20 «Об особенностях заполнения формы СЗВ-ТД в отношении совместителей»

Вопросы касаемо совместителей более подробно освещены в статье Совместители и электронные трудовые книжки: переход, СЗВ-ТД и т.д.

Нужно, закон для иностранных работников никаких исключений не предусматривает. Касаемо СНИЛС напомню, что с 01.04.2019 вместо СНИЛС был введён документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. И если до того оформление СНИЛС высококвалифицированным специалистам не требовалось, то с 01.04.2019 для них должен быть зарегистрирован индивидуальный лицевой счёт в системе индивидуального (персонифицированного) учёта согласно ст. 6 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Так что варианта всего два:

• Правильный – быстренько зарегистрировать вашего ВКСа в системе индивидуального учёта ПФР и вписать полученный номер счёта в СЗВ-ТД;
• Неправильный – попробовать, например, вбить нули в графу СНИЛС и направить форму СЗВ-ТД в таком виде.

Обратимся к закону:

2.5. […] При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя […]

Федеральный закон от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”

Если не совсем понятно, что же здесь имеется в виду, обратимся к п. 2.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД:

2.9. При представлении сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года страхователем представляется форма СЗВ-ТД, заполненная в соответствии с подпунктами 2.5.1-2.5.8 настоящего Порядка, со сведениями о последнем (по состоянию на указанную дату) кадровом мероприятии.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Теперь стало понятнее – берём трудовую книжку и смотрим, какая ваша запись там была последней перед переводом и при этом актуальной на 01.01.2020. Вот её и вносим в СЗВ-ТД, несмотря на давность. В том же хронологическом порядке, в каком вносили и в бумажную книжку.

А вот в форме СТД-Р, выдаваемой на руки работникам, надо в табличной части расписывать весь их карьерный путь у вас, а не только последние события.

Итого, если подаёте форму СЗВ-ТД впервые, то в таблице, получается, заполняете две строчки:

1. То событие, которое было актуальным на 01.01.2020 (например, приём на работу 01.10.2019);
2. То событие, произошедшее уже в 2020 году, которое стало причиной подачи формы (например, перевод на другую должность с 10.02.2020).

Записи от других работодателей вносить не надо. Равно как не надо заморачиваться состоянием на 01.01.2020, если вы уже однажды подавали по данному работнику СЗВ-ТД. Описанное правило действует лишь в случае первоначальной подачи сведений.