Ваш КадроДел!

Электронные трудовые книжки: главное 💾 (статья регулярно обновляется)

В московской поликлинике потеряли электронную карту больного. Смотрим в будущее, не забывая о традициях!

C Нового года началась новая жизнь! Без трудовых книжек… Статья предназначена преимущественно для коллег-кадровиков, которые найдут здесь для себя много полезного, в том числе и образцы некоторых лично мной разработанных документов, доступных для скачивания. Впрочем, работникам тоже просто и доступно объясняется, чего ожидать от новой реальности. Для всех сразу отметим, что “электронные трудовые книжки” – оксюморон. Никаких электронных трудовых книжек в виде отдельных файликов на флешках не будет. А что же будет?

  1. Что такое “электронная трудовая книжка”?
  2. Что ожидается от работодателей?
  3. Что ожидает работников?
  4. Это сладкое слово “ответственность”.
  5. Полезные файлы и ссылки.
  6. Часто задаваемые вопросы про переход на электронные трудовые книжки.

1. Что такое “электронная трудовая книжка”?

Будет скучное предоставление данных работодателями в Пенсионный фонд (ПФР). Они и раньше предоставляли, просто меньше и реже, а теперь будут предоставлять больше и чаще. Специальные формы уже разработаны, которые выглядят почти точь-в-точь, как трудовые книжки. Вот, например, форма СЗВ-ТД для предоставления данных в ПФР:

Форма СЗВ-ТД к материалу про электронные трудовые книжки
Форма СЗВ-ТД для ПФР (кликабельно)

Лишь самые малюсенькие компании численностью до 25 сотрудников смогут предоставлять эту форму в натуральном бумажном виде. Остальные, чья численность от 25 сотрудников и выше, должны будут предоставлять СЗВ-ТД в ПФР в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. И правильно – XXI век на дворе, даёшь цифровые технологии! Именно эти формы СЗВ-ТД, заполняемые работодателями и хранящиеся в базах данных ПФР, и называются условным термином “электронные трудовые книжки” (ЭТК). Впрочем, одними лишь СЗВ-ТД дело не ограничивается. Но обо всём по порядку.

UPD от 20.12.2019: законопроекты подписаны Президентом и официально опубликованы 16.12.2019.

2. Что ожидается от работодателей?

От работодателей ожидается шевеление по двум направлениям. Первое – взаимодействие с работниками. Второе – взаимодействие с ПФР. За каждое направление отвечает свой закон.

2а. Взаимодействие с работниками.
Электронные трудовые книжки: что сообщать работникам

Главные изменения заключаются в дополнении Трудового Кодекса новой статьёй 66.1, которая называется “Сведения о трудовой деятельности”. Теперь ст. 66 ТК РФ говорит о бумажной книжке, а 66.1 – об электронной (по-юридически – “сведения о трудовой деятельности”).

Форма СТД-Р к материалу про электронные трудовые книжки
Форма СТД-Р для работников (кликабельно)

Итак, первый закон предписывает работодателям следующее:

  1. Письменно уведомить каждого работника в срок до 30.06.2020 об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с ЭТК, а также о праве работника сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде (образец уведомления в конце статьи).
  2. Начать вести в электронном виде “сведения о трудовой деятельности” всех работников. При этом дополнительно вести бумажные трудовые книжки тех работников, кто сделает выбор в пользу этого варианта или не сделает вообще никакого выбора, т.е. просто не подаст заявление ни о том, ни о другом. Да, дублирование. Подробнее см. следующий раздел про взаимодействие работодателей с ПФР.
  3. Выдать на руки бумажную трудовую книжку тем отважным пионерам, которые укажут в заявлении о готовности перейти на электронные книжки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления. Про сроки выдачи книжки единого мнения нет: кто-то считает, что даже если работник отважно подал заявление с просьбой перейти на электронную книжку, спешить с выдачей ему на руки бумажной книжки не стоит, а лучше подождать с этим до 2021 года, когда все необходимые законопроекты будут приняты, а разъяснения даны. Такая точка зрения представляется мне более безопасной. Подробнее см. раздел “Часто задаваемые вопросы” в конце статьи.
  4. Внести необходимые изменения в те разделы своих внутренних положений, которые говорят о работе с трудовыми книжками. Теперь такие разделы надо будет дополнить фразами о “сведениях о трудовой деятельности” в электронном виде. Логично.
  5. Отныне предоставлять работнику по его заявлению не только копию трудовой книжки, а и “сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя”. Эти самые сведения предоставляются по форме СТД-Р (см. выше), которая очень похожа на СЗВ-ТД (см. выше), только первая предназначена для выдачи работникам, а вторая – для подачи в ПФР *.
  6. Предоставлять работнику эти сведения положено способом, указанным в его заявлении: либо в виде распечатанной и заверенной бумажки, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя)
    • в период работы работника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления;
    • при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.
  7. Вроде бы это не прямая обязанность, но рекомендуется создать специальный электронный адрес, на который работники могли бы направлять электронные заявления о выдаче им сведений по форме СТД-Р. Ну и разработать порядок направления работниками таких электронных заявлений и ответов на них, само собой.

* UPD от 08.02.2020: форма СТД-Р (для выдачи работникам работодателями) пока ещё не утверждена. По официальному комментарию Минтруда от 01.02.2020 “В настоящее время приказ Минтруда России о форме СТД-Р находится на госрегистрации в Минюсте России”.

2б. Взаимодействие с ПФР.

Второй закон предписывает работодателям заполнять и подавать в ПФР те самые новые формы СЗВ-ТД, похожие на трудовые книжки, о которых мы уже говорили, в порядке, предусмотренном вторым законом, а именно:

  1. С нового 2020-го года подавать формы СЗВ-ТД в случае приёма на работу, перевода или увольнения работников. Причём в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место эти случаи. Если при этом форма подаётся на работника впервые (например, мы его принимаем на работу 20 января, или переводим с повышением 22 января), на таких “новичков” работодатель не ограничивается внесением в СЗВ-ТД только того события, которое произошло, но ещё и отражает дополнительно то событие, которое было актуальным на 01.01.2020 (например, приём на работу 01.10.2018). Так что за весь период работы у вас, а тем более у других работодателей, заполнять форму СЗВ-ТД не надо.
  2. Помимо случаев приёма, перевода или увольнения подавать СЗВ-ТД надо и в случае, когда работник раскачался и написал заявление из пункта 1 раздела 3 ниже, а также ещё в некоторых других (подробнее см. раздел FAQ в конце). Подача такого заявления приравнивается к приёму/переводу/увольнению. Смысл в том, что ПФР хочет быть в курсе, кто из работников изъявил желание перейти на электронные книжки, а кто нет.
    • Важный нюанс: По “молчунам”, которые до 31.12.2020 не подадут заявление с просьбой вести трудовую книжку в электронном либо бумажном виде, и у которых при этом не будет приёмов/переводов/увольнений, т.е. не будет ни одного повода попасть в СЗВ-ТД, надо будет всё равно эту самую СЗВ-ТД подать не позднее 15.02.2021 года, включив туда сведения о кадровом событии, актуальном на 01.01.2020.
  3. Со следующего нового года, с 2021-го, требования к срокам подачи СЗВ-ТД для переводов и заявлений из пунктов 2 и 3 выше останутся прежними, а вот для приёмов и увольнений ужесточатся: по ним СЗВ-ТД надо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.
  4. Как уже говорилось выше, СЗВ-ТД надо подавать в электронном виде всем тем, у кого 25 сотрудников и более. У кого менее 25, те могут и в бумажном.
  5. Подача электронных СЗВ-ТД интегрирована разработчиками во все программные продукты типа 1С, Контура, Босс-Кадровика и т.д. Но если вдруг вы ничем из перечисленного не пользуетесь, то ПФР на безвозмездной основе предоставит некий свой электронный сервис. Всё для народа! Пока же у них на сайте доступен файл Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников» – это как раз для программистов, которые будут интегрировать СЗВ-ТД в типовые программные продукты.

3. Что ожидает работников?

Электронные трудовые книжки: что ждёт работников

Работникам в новой реальности будет гораздо проще, чем работодателям. Что же от них ожидается?

Форма СТД-ПФР к материалу про электронные трудовые книжки
Форма СТД-ПФР для работников (кликабельно)
  1. В срок до 31.12.2020 подать своему нынешнему работодателю заявление с просьбой либо продолжить вести бумажную книжку, либо перейти на электронную. Кто в срок до 31.12.2020 не подаст, будет считаться “молчуном”, пожелавшим сохранить статус-кво, т.е. ведение бумажной книжки.
    • “Молчуны” могут в любой момент перестать быть таковыми, подав соответствующее заявление.
  2. Если работник подал заявление с просьбой вести бумажную книжку работодателю А, а потом уволился и устроился к работодателю Б, то такой работник имеет полное право требовать от работодателя Б продолжать вести книжку в бумажном виде. А вот в обратную сторону это не работает: единожды согласившись на “предоставление сведений”, обратной дороги к бумажной книжке уже не будет ни на службе у работодателя А, ни на службе у работодателя Б.
  3. При трудоустройстве теперь надо будет предъявлять работодателю не только бумажную трудовую книжку, но и “сведения о трудовой деятельности” (т.е. “электронную трудовую книжку”) в распечатанном и заверенном виде, или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. А где эти “сведения” брать? Читаем дальше.
  4. Получить “сведения” можно будет:
    • у работодателя по последнему месту работы по форме СТД-Р (за период работы у данного работодателя) – обязан выдать как при увольнении, так и в любой момент по заявлению;
    • в МФЦ или ПФР или на сайте “Госуслуг” по форме СТД-ПФР, показанной чуть выше перед этим списком (UPD от 16.01.2020: пока относится только к сведениям, получаемым из ПФР, т.е. непонятно, будут ли МФЦ и “Госуслуги” юзать эту же форму, или как уважающие себя организации изобретут каждая свою, чтобы людям жизнь мёдом не казалась).
  5. Новенькие работники, которые в 2021 году будут впервые в жизни устраиваться на работу, обрекаются на безальтернативное ведение электронной трудовой книжки. Будущее уже рядом!

4. Это сладкое слово “ответственность”.

Электронные трудовые книжки: ответственность

Есть в пакете ещё и третий законопроект (UPD от 16.01.2020 – всё ещё законопроект, закон пока что не принят) с интригующим названием “О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений”. Но на деле всё несерьёзно:

Неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений влечет предупреждение должностных лиц.

Законопроект “О внесении изменений в КоАП…”

Кровавая гэбня решила проявить несвойственный ей гуманизм. Но расслабляться не стоит! Тем более, есть и другой законопроект – новый КоАП, предложенный Минюстом. В нём имеется статья 8.1, а в ней часть 2:

2. Неисполнение обязанности по формированию в электронном виде сведений о трудовой деятельности и нарушение сроков их представления в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 300 до 500 рублей; на юридических лиц – от 1000 до 5000 рублей.
Примечание.
Лицо освобождается от административной ответственности, предусмотренной частью 2 настоящей статьи, если в течение десяти рабочих дней со дня обнаружения неполных и (или) недостоверных сведений представило исправления в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования.

Проект КоАП от Минюста

Знающие люди говорят, что вне зависимости от того, какой законопроект возобладает, в 2020 году всё равно штрафовать не будут – такова негласная установка.

5. Полезные файлы и ссылки.

Электронные трудовые книжки: образцы уведомлений и заявлений для скачивания

Форма уведомления работников о произошедших изменениях, заодно с примерной формой заявления. Разработано мной лично. Согласно п.4 ч.1 ст.2 Закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” данное уведомление в письменной форме должно быть доведено до каждого работника. Ходят слухи, что Роструд разработает свою форму уведомления с заявлением и реквизитами, но это лишь слухи. На сайте Роструда никаких уведомлений нет. Так что пока вот:

Как говорилось выше, для надёжности заявление о переходе на электронную книжку можно дополнить датой, с которой работник желает осуществить этот переход.

5а. Как заполнять формы СТД-Р и СЗВ-ТД?

Ну и напоследок FAQ от ПФР. Советую обратить особое внимание на ссылки Порядок заполнения формы СТД-Р и Порядок заполнения формы СЗВ-ТД в этом FAQ – там подробно и понятно расписано, как заполнять новые формы СТД-Р и СЗВ-ТД. Желаю всем лёгкого и безболезненного перехода на электронные трудовые книжки!

Совсем напоследок можно послушать доклад министра труда М.А. Топилина лично В.В. Путину о принятии закона об электронных трудовых книжках и о планах по дальнейшему внедрению системы электронного кадрового документооборота в 2021 году (да-да, самое интересное ещё впереди!):

Совещание В.В. Путина с Правительством РФ

6. Часто задаваемые вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки: вопросы и ответы для кадровиков

UPD от 10.02.2020: По итогам многочисленных консультаций читателей и подписчиков помещаю здесь свой собственный краткий FAQ для коллег-кадровиков по самым неоднозначным вопросам. Подробный FAQ выложу отдельной статьёй.

1. Когда уведомлять работников об изменениях в законах, связанных с электронными трудовыми книжками?
Ответ

Торопиться не надо!” (с) тов. Саахов.
Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно. Впрямую не сказано, но логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Поскольку на сегодняшний день (10.02.2020) ещё полно пробелов и в законодательной базе, и в практике её применения, то спешить с уведомлением работников и последующим сбором с них заявлений не стоит. В течение следующего квартала пробелов станет меньше, вот тогда, в начале июня, и уведомляйте работников уже более предметно и информированно.

Впрочем, если кто-то из работников спешит по собственной инициативе принести заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то это на руку работодателю – проблемы на сегодняшний день возникают лишь тогда, когда работник приносит заявление о переходе на сведения (“электронную трудовую книжку”).

2. Работник уже подал заявление о предоставлении ему сведений (о переходе на “электронную трудовую книжку”). В какой срок после этого выдать ему на руки бумажную трудовую книжку и что в ней писать?
Ответ

Как говорилось в ответе №1 👆, работников не стоит пока официально уведомлять об изменениях и собирать с них заявления. Если всё же находится упорный активист, стоит мягко, но твёрдо объяснить, что настаивая на выдаче бумажной книжке и переходе на сведения уже “вотпрямщас”, он обрекает самого себя на вероятные проблемы в будущем, связанные с тем, что:

  • форма записи в бумажную книжку при выдаче на руки детально не утверждена;
  • порядок выдачи бумажной книжки на руки при переходе на “сведения” не утверждён;
  • форма СТД-Р для выдачи “сведений” работнику на руки не утверждена.

Если работник всё же настаивает, см. вторую часть ответа №3 👇

3. Какие документы теперь выдавать на руки работнику при увольнении?
Ответ

Те же, что и всегда (если мы не спешили с уведомлением работников об изменениях и сборе с них заявлений). Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка. Как объяснялось в ответе №1 👆, уведомления мы выдаём в июне, а до июня спокойно продолжаем вести на всех бумажные книжки. А раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику, согласно ч. 5. ст. 66.1 ТК РФ, предоставлять не надо.

Если уведомления вы уже выдали, и работник подал заявления о переходе на сведения, и вы отразили этот факт в СЗВ-ТД, и работник теперь увольняется (т.е. уговорить работника забрать заявление не получится), то ничего не остаётся, как выдать работнику сведения по неутверждённой пока форме СТД-Р, в книжку внести запись “Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации“, указав основанием заявление работника, и выдать книжку в том же порядке, в каком она выдаётся уволенным.

4. Какие документы теперь требовать при приёме на работу?
Ответ

Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения, а то резюме писать все горазды. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. Таким документом являются сведения по форме СТД-ПФР (пока по состоянию на 10.02.2020 не утверждённой), выданной ПФР или МФЦ или распечатанной с “Госуслуг”. Вот эту форму и требуйте, когда её, наконец, утвердят и она станет доступна для запроса работником в перечисленных местах.

СТД-ПФР надёжнее, чем бумажная книжка, потому что книжек может быть несколько, книжку можно “потерять”, а вот со сведениями такой номер не пройдёт. Поэтому предъявляя СТД-ПФР, работнику не удастся скрыть некие тайные страницы своей трудовой биографии. Впрочем, пока СТД-ПФР официально не утверждена, работодателю ничего не остаётся, как по-прежнему требовать бумажную книжку.

5. А можно при приёме на работу требовать и сведения, и бумажную книжку?
Ответ

Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:

Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

Ст. 65 ТК РФ

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Ст. 66.1 ТК РФ

Собственно, если “лицо, поступающее на работу” в недалёком будущем предъявляет вам полные сведения по форме СТД-ПФР, и там отмечен вариант “Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности“, то требовать вдобавок и бумажную книжку резона нет – СТД-ПФР более надёжный документ, чем книжка (см. ответ №4 👆). Ну, если только мы не подозреваем соискателя в подделке этой формы и не собираемся кропотливо сличать бумажную книжку и сведения.

Если же соискатель предъявляет бумажную книжку, и в ней видны какие-то подозрительные разрывы в стаже, или только сведения с последнего места работы по форме СТД-Р, то определённо имеет смысл запросить недостающие звенья: либо СТД-ПФР, либо бумажную книжку. В общем, для надёжности можно прописать в ПВТР:

В связи с тем, что 2020 год является переходным периодом, и в целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства Российской Федерации в части, связанной с расчётом страхового стажа работников, Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые).

Вот такой получился обзор. Электронный документооборот вообще в последние время шагает семимильными шагами по нашей стране. Говорят, в 2020 году начнут переводить в электронный вид и некоторые кадровые документы. Чтобы морально подготовиться, можно пока что почитать статью Электронные больничные: как избежать конфликтов?

Читайте на здоровье, делитесь статьёй с друзьями и подписывайтесь на рассылку КадроДела ниже 👇, чтоб ничего не пропустить!

Ваш КадроДел!

Рубрика: Кадровое делопроизводство и бухгалтерия, Новости трудового права, Работникам
Метки: ,

Похожие статьи:

4
Комментировать

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы добавить комментарий.
avatar
  Подписаться  
старые новые популярные
Уведомлять
Татьяна
Гость
Татьяна

Илья, спасибо за полезный материал. У меня осталось два момента недопонятых, возможно, вы поняли лучше:
1) зачем работник, чья трудовая книжка ведётся в бумажном виде, должен предъявлять работодателю ещё и сведения о трудовой деятельности?
2) что касается совместителей, как я поняла формулировку закона, теперь и они должны предъявлять сведения о трудовой деятельности, если отказались от бумажной трудовой книжки, правильно?

Елена К
Гость
Елена К

Добрый день! Я правильно понимаю, что первый отчет работодатель сдает до 15 февраля 2020 г., если есть желающие перейти на ЭТК, а если нет, то мы пока молчуны до 2021 года?

Меню